Satu Format untuk Banyak Tujuan

Untuk membuat undangan dengan format yang sama, tetapi dikirimkan ke beberapa orang yang berbeda, sering kita melakukan copy paste format tersebut, lalu kita ganti nama, alamat ataupun yang lainnya.

Untuk mempermudah hal tersebut mari kita belajar menggunakan fasilitas yang di Ms Office, dengan menggunakan Ms Excel dan Ms Word.

Buka program Ms Excel, lalu buatlah Nama, Alamat. Pada kolom nama, isilah beberapa nama misal 10 nama, kemudian pada kolom alamat, isilah dengan alamat misal 10 alamat, lalu simpanlah (misal alamat.xls), lalu tutup.

Buka program Ms Word, buatlah format undangan yang anda inginkan.

Contoh :

Undangan Rapat

Kepada Yth. Bapak/Ibu (di sini akan kita kasih nama dari file alamat.xls)

di (di sini akan kita kasih alamat dari file alamat.xls)

Mengharap kehadiran ….bla bla bla

Lalu pilihlah menu Tools, Letters and Maillings, pilih mail merge. Muncul menu di sebelah kanan, kliklah next sampai ke step 3. Klik browse, lalu pilihlah file excel yang telah anda buat tadi. klik OK, klik OK lagi.

Lalu pilih menu tools, Letter and Maillings, pilih menu show mail merger toolbar, hingga muncul toolbar di atas. Klik menu insert merge fields, pilih “nama” untuk mengisi nama-nama pada format Ms Word tadi, demikian juga untuk “alamat”.

Untuk melihat hasilnya, kliklah <abc> pada toolbar, sedangkan untuk melihat nama-nama ataupun alamat-alamat, kliklah tanda panah ke kiri atau ke kanan. Selamat mencoba.

Advertisement